On va être honnêtes deux minutes : quand tu t’es lancé en auto-entrepreneur, tu ne t’es pas dit “Génial, je vais pouvoir faire de la compta le samedi soir”. Et pourtant… sans un minimum de rigueur financière, ton activité peut vite ressembler à un seau percé : tu verses, ça fuit, tu ne sais pas où, et à la fin tu te demandes pourquoi ton compte est toujours vide.
La bonne nouvelle ? Tu peux gérer ta compta d’auto-entrepreneur sérieusement, sans y laisser un rein en logiciels payants. Oui, il existe des outils gratuits, et avec deux-trois bonnes habitudes, tu peux avoir une vision claire de ton activité, sans souffrir plus que nécessaire.
Ce que la compta d’un auto-entrepreneur doit vraiment couvrir
Avant de parler outils, un rappel essentiel : en auto-entrepreneur, ta compta, ce n’est pas un bilan digne d’une multinationale. Mais ce n’est pas non plus un carnet de notes griffonné sur un coin de table.
En pratique, tu dois gérer au minimum :
- Ton livre des recettes : toutes les entrées d’argent, ligne par ligne, datées, avec le mode de paiement.
- Éventuellement ton registre des achats : seulement si tu vends des marchandises, fournitures, denrées, etc.
- Tes factures : numérotées, lisibles, conformes légalement.
- Ton suivi de trésorerie : ce qui rentre, ce qui sort, ce qui reste.
- La préparation de ta déclaration de chiffre d’affaires : mensuelle ou trimestrielle auprès de l’URSSAF.
Ça fait beaucoup ? Pas tant que ça. Le piège, c’est de tout faire “au feeling”. Un peu dans un carnet, un peu dans des mails, un peu dans la tête. C’est comme la prospection sans CRM : tu finis forcément par oublier des trucs importants.
Les outils 100 % gratuits pour ta compta d’auto-entrepreneur
Entrons dans le dur : quels outils peuvent vraiment t’aider, sans t’obliger à sortir la carte bleue ? On va parler de ce que tu peux utiliser dès aujourd’hui.
Les tableurs : ton meilleur allié (Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc)
Le combo simplicité + efficacité + gratuit, c’est le tableur. Google Sheets si tu veux du web, LibreOffice Calc si tu veux du local, Excel si tu l’as déjà via ton boulot ou un pack.
Ce que tu peux faire avec un simple tableur :
- Un livre des recettes avec des colonnes du type : date, numéro de facture, client, description, montant HT, TVA (si tu es assujetti), montant encaissé, mode de paiement.
- Un registre des achats si tu en as besoin, avec date, fournisseur, catégorie d’achat, montant, mode de paiement.
- Un suivi de trésorerie qui calcule automatiquement ton solde mois par mois.
Anecdote classique : beaucoup d’auto-entrepreneurs “attendent d’avoir plus de clients” pour structurer leur suivi financier. Mauvais timing. C’est quand tu as encore peu de données que tu peux mettre en place une base propre, sans passer des heures à rattraper le passé.
Astuce pratique : crée un onglet par année, avec une ligne par opération. Une fois par semaine, tu mets tout à jour. Pas en fin d’année. Pas “quand tu auras le temps”. Une fois par semaine. Tu te remercieras plus tard.
Les logiciels de facturation gratuits
Facturer dans Word et convertir en PDF, c’est tolérable au début. Mais tu perds vite du temps, et tu risques d’oublier le suivi des numéros, ou de louper une info légale. Heureusement, il existe des solutions gratuites… si tu acceptes quelques limites.
Parmi les solutions gratuites (ou avec version gratuite limitée) souvent utilisées :
- Henrri : outil français, 100 % gratuit, assez complet pour facturation et devis. Limité à de la facturation simple, mais largement suffisant pour un auto-entrepreneur de services. Gros avantage : conforme à la réglementation française.
- Facture.net (par Debitoor / Freebe-like) : très orienté freelances, avec interface simple. Version gratuite limitée en nombre de factures par mois, mais pour démarrer c’est largement jouable.
- Zoho Invoice : en anglais, mais très puissant et… gratuit pour un certain volume. Parfait si tu bosses aussi avec des clients étrangers.
Ce que ces outils ont en commun :
- Numérotation automatique des factures.
- Génération de devis puis transformation en facture.
- Envoi direct par mail au client.
- Tout ton historique réuni au même endroit.
Tu peux ensuite exporter tes données (généralement en CSV ou Excel) pour les intégrer dans ton tableur de suivi global.
Les banques en ligne et néobanques : ton tableau de bord caché
Depuis quelques années, les banques en ligne et néobanques ont compris que les indépendants étaient une cible rentable. Résultat : certaines proposent des fonctionnalités qui ressemblent presque à un mini-outil de compta.
Ce que tu peux utiliser sans surcoût (ou avec une offre très faible) :
- Catégorisation automatique des dépenses : tu vois très vite ce qui part en abonnements, en logiciels, en restaurant, etc.
- Exports CSV : en 3 clics, tu récupères tout ton historique et tu le colles dans ton tableur.
- Sous-comptes ou “enveloppes” : pratique pour mettre de côté automatiquement une partie de tes revenus (charges sociales, impôts, TVA).
Astuce que très peu d’auto-entrepreneurs appliquent, alors qu’elle change la vie : dès qu’un paiement arrive, tu mets automatiquement de côté le pourcentage correspondant à tes cotisations (et éventuellement la TVA si tu y es soumis). Tu n’as plus la mauvaise surprise “Ah oui, c’est vrai, il faut payer l’URSSAF…”
Les outils de notes et d’organisation pour ne rien oublier
Un autre grand classique dans la vie d’auto-entrepreneur : “Je le noterai plus tard”. Traduction : c’est perdu. Une facture non enregistrée, un justificatif non gardé, et au moment de vérifier tes chiffres, ça ne colle plus.
Quelques outils gratuits qui peuvent t’aider :
- Notion : parfait pour centraliser tes infos : modèles de factures, check-list de fin de mois, récap des clients, etc.
- Google Drive / Dropbox : pour stocker proprement tes factures fournisseurs, contrats, relevés, dans des dossiers par année / mois.
- Applications de scan (Adobe Scan, Microsoft Lens, l’app Fichiers sur iPhone…) : pour scanner directement tes justificatifs papier et les ranger dans ton Drive.
Le but, c’est d’éviter le fameux sac de tickets que tu promets à chaque fois de “traiter un jour”. Ce jour n’existe pas. Organise-toi pour que chaque document trouve sa place dès que tu le reçois.
Une méthode simple pour gérer ta compta gratuitement, sans te noyer
Les outils, c’est bien. Mais sans méthode, ça reste des icônes sur ton écran. Voici un workflow très simple, pensé pour un auto-entrepreneur qui veut rester sérieux, sans y passer 8 heures par semaine.
1. Ouvrir un compte bancaire dédié à ton activité
Ce n’est pas une option, c’est une base. D’un côté ta vie perso. De l’autre ton activité. Même si tu n’as pas l’obligation légale au tout début (en dessous d’un certain seuil), fais-le. Rien que pour ta santé mentale.
2. Mettre en place ton tableur “maître”
Dans ce tableur, tu crées :
- Onglet “Recettes” : toutes tes factures payées, avec les infos essentielles.
- Onglet “Achats” (si nécessaire).
- Onglet “Trésorerie” : total par mois, total annuel, calcul du montant à déclarer.
Prend une heure un dimanche pour le structurer proprement. C’est un investissement qui t’en fera gagner des dizaines.
3. Utiliser un logiciel de facturation gratuit au quotidien
Tu choisis ton outil (Henrri, Facture.net, Zoho Invoice…), tu crées ton modèle, et tu factures toujours via ce même outil. Tu ne mélanges pas les systèmes.
Une fois par semaine, tu :
- Vérifies quelles factures ont été payées.
- Reportes ces montants dans ton tableur “Recettes”.
- Marques les factures en “payé” dans l’outil.
4. Faire un point compta rapide chaque semaine
30 minutes suffisent :
- Tu enregistres les paiements reçus.
- Tu ajoutes les dépenses du compte pro dans ton onglet “Achats”.
- Tu mets à jour ton solde et ce que tu dois mettre de côté pour les charges.
C’est exactement comme la prospection : un peu tous les jours / semaines est infiniment plus efficace que le mode “rush URSSAF la veille de la déclaration”.
5. Utiliser ton tableur pour préparer la déclaration URSSAF
À chaque fin de période (mensuelle ou trimestrielle), tu :
- Filtre ton onglet “Recettes” sur la période donnée.
- Fais la somme des montants encaissés concernés.
- Reportes le chiffre d’affaires sur le site de l’URSSAF.
Tu peux même automatiser le calcul avec une simple formule de somme conditionnelle (type SOMME.SI.ENS sur Excel ou Google Sheets).
Les pièges fréquents à éviter (et comment les contourner gratuitement)
Avec les auto-entrepreneurs que j’ai accompagnés, j’ai vu revenir toujours les mêmes erreurs. Les éviter ne coûte rien, mais rapporte beaucoup.
- Confondre “chiffre d’affaires” et “argent disponible”
Si tu encaisses 2000 €, tu n’as pas 2000 € à dépenser. Entre les cotisations, l’éventuelle TVA, et les dépenses pro, une belle part doit être mise de côté. D’où l’intérêt des sous-comptes bancaires gratuits. - Ne pas tenir compte des décalages de paiement
Le mois où tu fais le plus de devis n’est pas toujours le mois où tu encaisses le plus. D’où l’importance de travailler avec les paiements réellement reçus, pas uniquement les factures émises. - Attendre pour “faire mieux plus tard”
“Je ferai un système plus propre quand j’aurai plus de clients.” Traduction : tu mettras en place un système dans l’urgence, en râlant, après avoir perdu un après-midi à rattraper des mois de chaos. Mieux vaut un système simple aujourd’hui qu’un système parfait “un jour”. - Laisser la paperasse s’accumuler
Plus un document est ancien, plus il est pénible à traiter. Résous ça avec une routine courte et fréquente : scanner / ranger / enregistrer, chaque semaine.
Comment ta compta gratuite peut t’aider à mieux prospecter
Sur un blog de prospection, on ne va pas parler compta juste pour le plaisir des chiffres. Ton suivi financier est en réalité une mine d’or pour affiner ta stratégie commerciale.
Avec un bon tableur, tu peux :
- Identifier les clients les plus rentables : ceux qui payent bien, vite, et pour qui tu ne passes pas 5 réunions pour vendre une micro-prestation.
- Voir quels types de prestations ramènent vraiment de l’argent : utile pour ajuster ton offre, tes prix, ou ta communication.
- Mesurer l’impact de tes actions de prospection : tu peux noter la source de chaque client (LinkedIn, recommandation, cold call, publicité…) dans ton livre de recettes.
Petit exemple concret : un freelance que j’ai accompagné se plaignait de “ne pas gagner assez malgré beaucoup de clients”. En regardant ses chiffres (simples, sur un Google Sheets), on s’est rendu compte que :
- Ses petites missions à faible budget lui prenaient 70 % de son temps.
- Ses clients les plus rentables venaient quasi exclusivement de recommandations… alors qu’il passait 80 % de son temps de prospection sur LinkedIn.
Résultat : il a doublé ses prix sur les petites missions, réduit le temps passé sur les prospects “pas sérieux”, et a mis en place un système pour encourager les recommandations. Le tout, simplement en lisant ses chiffres correctement.
Faut-il forcément passer à un logiciel payant un jour ?
Question légitime. La réponse dépend moins de la taille de ton chiffre d’affaires que de ta tolérance au risque, à la complexité et au temps passé.
Les signaux qui montrent que tu peux envisager un outil payant :
- Tu passes plus de 2-3 heures par mois à jongler entre tes fichiers et outils.
- Tu envisages de sortir du régime auto-entrepreneur.
- Tu gères de la TVA, plusieurs activités, ou des facturations très complexes.
- Ton temps est facturé cher, et ce que tu “économises” en n’ayant pas d’outil payant te coûte en réalité plus en temps perdu.
Mais tant que tu es sur un modèle simple, avec peu de flux et une activité lisible, un combo bien pensé “tableur + facturation gratuite + banque en ligne” peut largement faire le job, et sans dépenser un euro.
Mettre en place ton système dès cette semaine
Tu n’as pas besoin d’un mois de réflexion, d’un coach, ni d’un audit comptable pour démarrer. Si tu veux quelque chose de concret, tu peux :
- Aujourd’hui : ouvrir (ou isoler) un compte bancaire dédié si ce n’est pas fait.
- Demain : créer un Google Sheets ou un fichier LibreOffice avec tes onglets Recettes / Achats / Trésorerie.
- Après-demain : choisir un outil de facturation gratuit et y recréer tes dernières factures.
- Cette semaine : bloquer un créneau fixe dans ton agenda pour ton “rendez-vous compta” hebdo.
La compta d’un auto-entrepreneur, ce n’est pas un monstre. C’est un outil de pilotage. Bien utilisée, même avec des outils gratuits, elle te donne ce que beaucoup d’indépendants n’ont jamais : une vision claire. Et dans un business, que ce soit pour vendre, prospecter ou investir, la clarté, c’est un avantage stratégique énorme.